Hvordan legge til og administrere egne leverandører

Boligselskaper har ofte mange egne leverandører som gjør ulike ting i forbindelse med drift og vedlikehold.

Ved å legge leverandørene inn i styreverktøyet vil du kunne ha en enkel tilgang på de og en historikk for fremtidige styremedlemmer. Du kan skille på aktive og inaktive leverandører.

Legge til egne leverandører

1. Trykk på + Legge til leverandør øverst til venstre
2. Legg inn organisasjonsnr/foretaksnr, navn, adresse og telefon, trykk lagre.
3. Legg inn kontaktperson under Kontaktpersoner + Legg til
4. Har du en kontrakt/avtale kan du legge denne inn på leverandøren under Filer.
5. Har du noe du skal følge opp på leverandøren kan du legge det under Påminnelser.
6. For å dokumentere kan du skrive inn kommentarer på leverandøren. F.eks at du var fornøyd/misfornøyd med arbeid utført, hvem du har fått leverandøren anbefalt av eller andre relevante ting.
7. Du kan også koble saker mot en leverandør. Det gjør du fra Saksarkivet.

Administrere en eksisterende leverandør

1. Trykk på navn på den leverandøren du ønsker å administrere.
2. Ved å jevnlig oppdatere info/kommentarer og filer under den enkelte leverandøren gir du senere styrer en god oversikt over hva som har blitt gjort av denne.
3. Hvis du ikke lenger bruker en leverandør kan du deaktivere den, da legger den seg i listen over inaktive leverandører. Da har styret fortsatt historikken, men du trenger ikke forholde deg til den i det daglige.

Kategorisering av leverandørene

1. For å få bedre oversikt over dine leverandører kan du velge å kategorisere dem:
   1. Drift og service
   2. Vedlikehold

TIPS 1
Hvis du avslutter et leverandørsamarbeid, legg inn en kommentar på hvorfor slik at et fremtidig styre kan unngå å bruke noen man har dårlig erfaring med.

TIPS 2
Hvis du kobler/tagger en leverandør i saksarkivet, vil det bli synlig på leverandøren. På den måten kan du gi både sakene mer info og gjøre det enkelt for andre i fremtiden å finne tilbake til viktig informasjon.