Utsendelse av informasjon til beboere
Oppdatert
Utsendelse av informasjon til beboere
Informasjon til beboerne kan sendes ut via sms, e-post eller fra en nyhetssak.
For at dere skal kunne sende ut informasjon fra styreverktøyet, må det være konfigurert en mailadresse som skal være avsender. Dette bør være styrets e-postadresse.
Boalliansen support vil bistå dere med konfigurasjonen.
Når dere har utarbeidet en sms, e-post eller nyhetssak og ønsker å sende den til beboerne, huk av for «Boenheter»
Som standard vil alle boenhetene, hvor det er kontaktpersoner oppført med e-postadresse, få tilsendt informasjonen.
Dere kan benytte filter-funksjonene for å begrense utvalget;
· Filter beliggenhet = oppganger eller blokk (hvis dette er lagt inn på boenhetene)
· Filter kontaktperson type = eiere, leietagere eller medlem av husstand
· Filter Annet = egendefinerte felter oppført på boenhetene
· Ønsker elektronisk info = de som ønsker elektronisk info, de som vil ha informasjon per post, de som ikke er avklart
Dere kan også trykke på «Rediger brukerliste», for å huke av eller på de som dere ønsker skal få tilsendt informasjonen.
Hvis du kun ønsker å sende informasjon til noen få personer og du har mobilnummeret eller epostadressen tilgjengelig kan du huke av feltet «opprette mottakere manuelt» og trykke på «Legg til», legg inn navn og epost (evt. mobilnummer ved utsendelse av sms). Gjenta prosessen hvis det er flere du skal sende informasjonen til.
Under Ordinære brukere ligger kontaktpersoner oppført under Styret og andre brukere.
Vær oppmerksom på at også de som er oppført under fanen «Andre brukere med tilgang» ligger også her og vil få utsendelsen hvis dere ikke huker dem bort. F.eks. systemadministratorer fra Boalliansen eller teknisk leverandør vil ligge under denne fanen.
Hvis dere har tatt i bruk Parkeringsenhetsmodulen vil kontaktinformasjon oppført der ligge under Parkeringsenheter.
Det er som oftest alltid noen man mangler epostadresse til. Ved å bruke funksjonen «Generer Pdf» i en nyhetssak, så vil du kunne raskt få ut en PDF-fil med navn, adresse og leilighetsnummer for de som må få informasjonen per post.
Dette fordrer at man har gjort en liten jobb i beboerlisten.
For de leilighetene der ingen av kontaktpersonene er oppført med epost, så går dere inn og setter «Nei» under «ønsker info elektronisk» ved å trykke på rediger-symbolet:
Legg inn dato og ditt navn, slik at man ser at endringen er gjort av en i styret;
I nyhetssaken trykker du så på «Generer Pdf»;
Velg så «nei» under «Ønsker elektronisk info», de som mangler epostadresse (som dere har huket av på) og de som selv har ønsket å få informasjon per post vil da bli valgt. Trykk så på «Generer Pdf». Vær oppmerksom på at hvis det er flere kontaktpersoner på samme leilighet, så vil alle komme med i PDF-filen.
