Digital avstemning - årsmøte/generalforsamling uten fysisk oppmøte
Oppdatert
I statsråd den 8. april ble midlertidig forskrift om unntak fra regler om fysisk årsmøte og generalforsamling mv. i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19. Det betyr at styret har mulighet til å avholde årsmøte/generalforsamlingen på måter som loven tidligere ikke åpnet for. Det er også gitt mulighet til å kommunisere elektronisk med eierne og beboerne uten at de har gitt forutgående samtykke til det.
Koronaloven er foreløpig kun vedtatt å gjelde frem til 27.05.2020, men det er sendt ut høring om forlengelse. Vedtas slik forlengelse, vil forskriften også gjelde utover 27.05.2020. Kommunal- og moderniseringsdepartementet foreslår i tillegg endringer i burettslagslova, bustadbyggjelagslova og eierseksjonsloven («boliglovene»), for å gjøre dem «teknologinøytrale». Med teknologinøytrale lover mener departementet – noe forenklet – lover som likestiller:
- Skriftlig (papirbasert) og elektronisk kommunikasjon
- Skriftlig (fysisk) og elektronisk signatur på protokoller, stiftelsesdokumenter mv.
- Årsmøte/generalforsamling og styremøter med og uten fysisk oppmøte.
Høringsfristen var 8. mai 2020, dette for å legge til rette for at lovendringene kan komme på plass innen kort tid etter at den midlertidige forskriften oppheves 27. mai 2020. Blir loven vedtatt så kan årsmøter/generalforsamlinger også avholdes uten fysisk oppmøte etter at korona-loven opphører.
Det er styret som så må vurdere om årsmøte/generalforsamlingen skal gjennomføres uten fysisk oppmøte eller ved fysisk oppmøte iht. de lover og føringer som gjelder.
For at boligselskapet skal kunne ta den i bruk må den integrerte hjemmesiden være i bruk.
Styret må ta stilling til:
- Avklaring av hvilken saker som skal behandles
Standard saker som behandling av årsmelding, årsregnskap, honorar til styret, valg av revisor, budsjett og valg bør kunne behandles, hvis det ikke er noen kjente kontroverser. Det samme gjelder enkle vedtektsendringer som krever 2/3-flertall.
Hvis det er innmeldte saker som man anser vil medføre diskusjoner, saker med et gitt sakskompleks eller om det er større saker som krever 2/3-flertall, bør styret vurdere om det skal utsettes til det er mulig å gjennomføre et fysisk møte. Disse sakene må være med i innkallingen og styret må legge inn et nytt forslag til vedtak hvor det foreslås utsettelse. - Eierne må gis mulighet til å komme med spørsmål og kommentarer til innkallingen
Det står i §3 punkt 1 at: «Samtlige seksjons- eller andelseiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene».
Dette løses ved at det sendes et følgebrev med innkallingen til det digitale årsmøte/generalforsamlingen hvor man legger opp til at prosessen skjer over flere dager og med en beskrivelse av hvordan årsmøte/generalforsamlingen skal gjennomføres.
Her settes det opp en tidslinje - eksempel:
Se eksempel på følgebrev her. Husk å oppdatere dato og klokkeslett iht. ønsket tidsplan. Tekst i rødt må korrigeres og settes i sort tekst-farge, korriger epost-adressen til styret. Sameier = årsmøte, Borettslag = Generalforsamling.
- Avholdelse av årsmøte/generalforsamling
Det er styret som avholder selve årsmøte/generalforsamlingen. Styret velger selv om de møtes fysisk eller om dere gjør dette på en annen måte.
Der det er eiere som har svart på manuelle skjemaer så anbefaler vi at svarene deres legges inn i løsningen av et styremedlem før opptelling, hvis ikke må hvert innlevert skjema telle som en deltaker "til stedet".
Eventuelle fullmakter gitt til en i styret eller andre eiere skal være skriftlig og telles som fullmakt på vanlig måte.
Ved avholdelse møtet telles antall stemmer i de forskjellige sakene opp. Dette vises i rapporten «Opprett rapport». Hvis styret har valgt å ikke legge inn svarskjemaer mottatt per post, så må disse telles med manuelt.
Styreleder/møteleder går gjennom årsmøte/generalforsamling på vanlig måte.
Den valgte sekretæren fyller ut protokollen på vanlig måte.
En person (må være andelseier eller seksjonseier) må underskrive protokollen sammen med møtelederen. Dere kan foreslå i avstemningsaken at det er en fra styret (fordrer at foreslått person også er eier). Protokollen kan sendes ut med digital signering (krever bankID), slik at den ferdigstilles samme dag som årsmøte/generalforsamlingen er avholdt.
Se veiledning for digital signering av dokumenter her
Vi anbefaler at styret følger disse stegene ifm. avholdelse av møtet:
- Send ut innkallingen til årsmøte/generalforsamlingen og veiledning for gjennomføring inkl. tidslinjen via en Nyhetssak (husk lovkravet om at innkallingen skal sendes ut maksimum 20 dager før og minimum 8 dager før møtet).
- Presiser at avstemmingen vil bli gjort fra innlogget hjemmeside. Be beboere ta kontakt hvis de trenger tilsendt ny invitasjonslink (dette sender dere ut ved å gå inn på den aktuelle boenheten).
- Evt. spørsmål og svar til innkallingen legges inn fortløpende i samme nyhetssak, slik at disse enkelt kan sendes ut samlet eller skrives ut.
- Opprett en digital avstemming, husk at evt. innkomne tekstforslag, nye forslag til vedtak og forslag til nye styremedlemmer må innarbeides som egne forslag til vedtak.
- Send ut informasjon om at den digitale avstemmingen er åpnet og at eierne må logge seg inn for å stemme. Legg gjerne inn linken til hjemmesiden i utsendelsen, slik at det er enkelt for eierne å finne avstemmingen.
- Avhold årsmøte/generalforsamlingen ved opptelling av svar og skriv protokoll (dette er datoen for avholdt årsmøte/generalforsamling).
a) For å opprette et avstemmingsskjema, trykk på «Opprett ny avstemming». Legg så inn tittelen på møtet, en beskrivelse, i hvilken periode skjemaet skal være tilgjengelig, samt link fra hjemmesiden til nyhetssaken (jfr. pkt. 1 over)*. Trykk så Lagre.
Som følge av anbefalinger fra Folkehelseinstituttet i forbindelse med Korona-situasjonen vil årets årsmøte/generalforsamling avholdes uten fysisk oppmøte. For å delta på årsmøtet/generalforsamlingen går du gjennom hvert av vedtakene og setter ett kryss ved det alternativet du ønsker å stemme på.
Antall fremmøte baseres på antall innlevere skjemaer ved fristens utløp, og vil fremkomme av protokollen.
For detaljer om hver sak trykk på "Link til innkalling"
PS: hvis det er kommet «benkeforslag» på nye styremedlemmer, bør det presiseres at den med flest stemmer blir valgt i beskrivelses feltet.
b) Legg så inn alle forslagene til vedtak, med tilsvarende tekst som er oppført i innkallingen.. Nummerer disse gjerne, slik at det er enklere for beboerne å finne igjen punktet i innkallingen. Velg så hva styrets innstilling er til forslaget.
Eksempel på hvordan listen over forslag til vedtak kan se ut;
Kommer det endringer, som følge av eiernes kommentarer til innkallingen, som må legges inn som nye forslag til vedtak, pass på at de er nummerert og kommer i rett rekkefølge. Bruk knappen «rediger rekkefølge på forslag», der er det «drag and drop» funksjon.
Hvis det er beboere som ikke er oppført med epost, så kan stemmeskjemaet skrives ut. Trykk på knappen «Last ned avstemming pdf (for skriftlig svar).
c) Når datoene oppført på avstemningen er, så vil den bli tilgjengelig på deres hjemmeside under fanen Nyheter:
Beboerne må så velge et av følgende; Ja, Nei, Blank.
Dette må fylles inn for alle oppførte forslag til vedtak for at de skal få sendt skjemaet inn;
Har en eier flere seksjoner/andeler i boligselskapet, så må de inn å stemme en gang per leilighet (det er epost-adressen som er brukerId, så hvis det ligger kun epost-adresse på den ene leiligheten og ikke den andre, vil kun en vises på hjemmesiden).
Det er kun anledning til å sende inn en stemme per seksjon/andel, uavhengig om det er oppført flere kontaktpersoner på leiligheten.
d) Gjennomføring av årsmøte/generalforsamlingen, opptelling av stemmer
Avgitte stemmer vil vises i Styreverktøyet\Styrearbeid\Digital avstemning.
Eiere som har stemt vil dere se under «Deltakere».
Evt. skjemaer styret har fått per post, kan legges til manuelt ved å trykke på «Legg til». Velg aktuell BoenhetsID (leilighetsnr) og legg inn svarene. Evt. så må disse telles opp manuelt i etterkant når protokollen skal skrives.
Styret ser ikke hvem som har stemt hva gjennom den digitale innsendingen, bare hvem som har deltatt i avstemmingen/møtet, men Boalliansen kan etterspørre en oversikt fra teknisk leverandør hvis det blir et behov.
Protokollen dere har skrevet lastes opp i pdf-format under menyen «Digital signering» og sendes for digital signering til møteleder og den/de eiere som er valgt til å med signere (krever bankId). Se veiledning for digital signering her.
