Slik bruker du HMS-systemet

Mål for HMS-systemet

Dette HMS-systemet er utviklet av Boalliansen for boligsameier og borettslag. Formålet med systemet er å gi styret et verktøy som bidrar til å:

1. Definere hva HMS-arbeidet skal bestå av
2. Gi en god oversikt over fremdrift og status på oppgavene
3. Gi gode innspill og veiledninger til de som skal utføre oppgavene

For å ta i bruk HMS-modulen må dere gå gjennom ett og ett menypunkt:

Målsetting for HMS-arbeidet

Start med å definere et mål for HMS-arbeidet i deres boligselskap. 

Selskapsinfo (denne ligger som egen meny under Styrearbeid)

Selskapsinfo ligger som egen meny under Styrearbeid.

Fyll inn informasjon om ditt boligselskap. HMS-modulen henter data fra denne.

Lover og forskrifter

Her finner du til enhver tid oppdaterte lover og forskrifter.

HMS-kategorier med repeterende oppgaver

Her legger du inn grunndataene for HMS-oppgavene styret skal behandle i årene fremover. 

1. HMS-kategorier
   
   Velg hvilke HMS-kategorier som gjelder deres boligselskap, dette gjør du ved å trykke på knappen Legg til i / rediger HMS-kategori listen. Dere bør så vurdere om det skal legges inn en kommentar på noen av hovedkategoriene som er aktuelle for deres boligselskap.
   
   Dette kan f.eks. være hvem dere har avtaler med eller annen generell informasjon som kan være nyttig for styremedlemmene å kjenne til.
   Trykk på Rediger kommentar for å legge inn tekst på en kategori.
   
   Under de forskjellige HMS-kategoriene ligger det en rekke oppgaver med en beskrivelse. Dere må vurdere hvilke av disse oppgavene som er aktuelle for deres boligselskap. Dere må være oppmerksom på at noen av oppgavene er lovpålagte. 
2. Aktivér oppgaver
   
   Aktivér de oppgavene som er aktuelle for dere.

• Legg inn hvem som skal være ansvarlig for oppgaven og hvor ofte oppgaven skal gjennomføres. Navn oppført i nedrekksmenyen hentes fra personer som er oppført som aktive under menyen Styrearbeid -> Styre og andre brukere.
• Legg inn dato for når oppgaven skal første gang utføres i feltet «Neste inspeksjon».
• Hvis det mangler ansvarlig, frekvens eller det er behov for å endre frekvensen, kan man gjøre endringer ved å trykke på symbolet «rediger».

1. Se detaljer for oppgavenHvis du ønsker å se detaljsiden for oppgaven, som inneholder veiledninger, lovhenvisninger mm, trykker du på «Vis detaljside».
   
   Oppgaver som er aktivert vil legge seg i menyen «Oppgaveoversikt» for oppfølging. Her vil dere se hvem som er oppgaveansvarlig og innen hvilken frist oppgaven skal utføres. Hvis det står «Not set» i kolonnen «Utføres innen», må dere inn på menyen HMS og HMS-kategorier med repeterende oppgaver. Her legger dere inn ansvarlig, frekvens og neste inspeksjon.
2. Utføre oppgaver
   
   Når dere skal utføre en oppgave, trykk på Gå til detaljsiden. Trykk på Legg til inspeksjon, velg hvem som utfører oppgaven og dato for utførelse.Du vil nå få tilgang til eventuelle onlineskjemaer, skjemaer du kan laste ned, samt mulighet for å laste opp filer (servicerapporter mv.).
   
   Veiledning til oppgaven og eventuelle lover og forskrifter er tilknyttet detaljsiden. Dere har også mulighet til å legge inn egne notater. Når oppgaven er ferdig gjennomført, endrer du feltet I arbeid til Ferdig. Oppgaven vil da overføres til menyen Inspeksjoner til behandling av styret (se punkt 7). 

Enkeltoppgaver årsoversikt

Under denne menyen har dere mulighet til å legge inn enkeltoppgaver. Dere kan velge oppgaver fra listen eller opprette egne oppgaver. Dette gjør dere ved å trykke på knappen Legg til oppgaver.

Annen HMS-dokumentasjon

Her kan dere legge inn annen HMS-dokumentasjon som dere har behov for å arkivere, som f.eks. rutiner som er utarbeidet og hendelser som skjer. 

Det er mulig å velge mellom tre typer:

• Hendelse
• Rutine
• Annen dokumentasjon.

Rutiner og Annen dokumentasjon, vil være gyldig frem til den sluttdato som er lagt inn. Velges en hendelse, vil den kun være synlig for valgt år. Hendelser vil i tillegg komme til behandling under menyen Rapporter til behandling i styret. Systemet ivaretar historikk og muligheten for å se hvilken dokumentasjon som vil bli med over til påfølgende år.

Rapporter til behandling av styret

Etter hvert som rapportene fra HMS-oppgavene blir utført, vil de legge seg inn under Utførte HMS-oppgaver – ikke behandlet av styret. Her kan styret enkelt se hvilke avvik som eventuelt er avdekket og behandle rapportene. Når dere har markert en rapport som håndtert, vil de automatisk bli flyttet til Utførte HMS-oppgaver – behandlet av styret.

Ofte stilte spørsmål

Her finner dere svar på spørsmål som ofte stilles i forbindelse med HMS.

Last ned rapport

Her kan du laste ned HMS-rapport hvis du får tilsyn hos ditt boligselskap.

TIPS 1
Vi anbefaler at menyene Oppgaveoversikt og HMS\Inspeksjon til behandling av styret er faste agendapunkt på styremøtene.